Agent1st
Kontakdroid
Post-Droid. Weiß Bescheid.
Weiß Bescheid.
- Überblick10 von 10
- Sorgfalt9 von 10
- Wortwitz8 von 10
■ ohne.email Single Source of Truth für Kommunikation
Klarheit ohne Silo. In Ort für Anrufe, Notifications, Messages, Kommentare, Alerts, Hinsweise ... und E-Mails.
ohne.email ist das Postamt für Menschen, Bots und Agents. Es nimmt an, ordnet zu, legt ab. Ein eigener sender scope kommt später.
01 Die Besetzung
Einer weiß Bescheid. Eine sucht noch.
Post, auf der Agenten arbeiten.
Frau Blockhardt ist eine Kunstfigur. Der Witz geht auf das Kanal- und Fristenchaos, nie auf die Person. Sie ist eher überfordert als böse.
Der Kontakdroid sorgt dafür, dass Bots und Menschen im selben Universum auf dem selben Informationsstand arbeiten, mit festen Rechten und lückenlosem Journal.
KI
Frau Blockhardt
Kunstfigur. Zehn Ablagen, kein Überblick.
Kam das per Mail oder per Telegram?
- Offene Kanäle10 von 10
- Überblick2 von 10
- Schlechtes Gewissen9 von 10
- Frau Blockhardt
- Kam das per Mail oder per Telegram? Oder war das am Telefon?
- Kontakdroid
- Was per Mail kam, liegt beim Vorgang. Im Journal. Mit Absender, Uhrzeit und Ablageort.
02 Drei Alltagsszenen
Vorher Postfach. Nachher Postamt.
Eine Inbox, die beim Scrollen leerer wird. Drei Szenen, die jeder kennt, und wie ohne.email sie nachweisbar löst.
Falscher Absender
Vorher Die Antwort an die Steuerkanzlei geht vom Shop-Postfach raus. Mit Shop-Signatur.
Nachher Jeder Kontakt hat sein Absenderkonto, seine Signatur, seinen Ton. Passt das gewählte Konto nicht zur Regel, wird der Versand abgelehnt. Still auf ein Standardkonto ausweichen gibt es nicht.
Kontakdroid: „Kanzlei? Dann vom Hauptkonto. Hab ich gemerkt, bevor's peinlich wird.“
Pseudo-Gesendet
Vorher „Ist raus“, sagt der Bot. In Wahrheit hängt die Mail im Postausgang.
Nachher Gesendet heißt bei ohne.email: liegt nachweislich im Gesendet-Ordner des richtigen Kontos. Alles andere steht als Hänger in der Ausgangsliste.
Rechnung im Postfach
Vorher Die Rechnung steckt zwischen Newsletter und Paketmeldung.
Nachher Sie wird Kontakt und Vorgang zugeordnet, bekommt ihre Aufbewahrungsklasse und landet im vorgesehenen Archiv. Gelöscht wird nie still, sondern über den Löschkorb.
03 Was Kontakdroid konkret tut
Annehmen. Zuordnen. Ablegen. Nachweisen.
- 01
Absender, Signatur und Ton
Für jeden Ansprechpartner steht fest, von welchem Konto er Post bekommt, mit welcher Signatur, in welcher Sprache, per Du oder Sie und in welchem Ton. Ein Bot kann sich das nicht aussuchen, und es gibt kein Standardkonto, auf das still zurückgefallen wird. Beispiel: Eine Anfrage an den Shop beantwortet Kontakdroid als Entwurf vom Shop-Support-Konto, auf Deutsch, per Sie, mit Shop-Signatur.
- 02
Zuordnung und Ablage
Jede eingehende Nachricht wird Kontakt, Gesprächsfaden und Betrieb zugeordnet. Anhänge gehen je nach Regel in die Dokumentenablage oder aufs NAS, manche bleiben nur im Journal. Beispiel: Ein Lieferantenbeleg landet als Beleg im Archiv, die Mail dazu bleibt im Journal verknüpft.
- 03
Journal mit Fundstellen
Das Journal schreibt jeden Empfang und jeden Versand fort und überschreibt nichts: wer, welches Konto, welche Nachricht, was passiert ist. Liegt dieselbe Nachricht in mehreren Ordnern, bleibt sie eine Nachricht mit mehreren Fundstellen. „Eine Mail, zwei Fächer. Ich zähle sie trotzdem nur einmal.“
- 04
Ausgangsliste mit Review
Klar geregelte Standardfälle gehen selbst raus, vom richtigen Konto und mit Nachweis im Journal. Unklare oder neue Fälle landen in der Ausgangsliste und fragen nach. Daneben sichtbar: Hänger, Postausgang, Verbindungsfehler. Eine Antwort auf eine Rückfrage gilt genau für eine Fassung. Ändert sich danach Text, Anhang oder Empfänger, wird neu gefragt. Derselbe Auftrag wird nie zweimal verschickt.
- 05
Fristen und Löschkorb
Jede Nachricht bekommt eine Aufbewahrungsklasse nach HGB, AO und DSGVO: sofort löschbar, 6, 8 oder 10 Jahre. Wer löschen will, was noch aufbewahrt werden muss, landet im Löschkorb statt im Nichts. Der Papierkorb wird nie ungefragt geleert.
- 06
Kontaktverwaltung
Je Kontakt und je Adresse: Sicherheitsstufe, freigegeben oder geblockt, Sonderregeln und Vorgaben für Bots, Archivart, Verschlüsselung, Anonymisierung, Sprache und Fristklasse. Post von geblockten Absendern geht in die Quarantäne zur Prüfung. Beispiel: Für eine Adresse gilt „nur Entwurf, nie Anhänge weitergeben, Ablage nur im Journal“.
- 07
Bots und Agents als Nutzer
Bots bekommen eigene Zugänge mit festen Rechten: lesen, Entwürfe anlegen, Journal schreiben, Zustand abfragen. Import ist ein eigenes Recht. Geplant ist zusätzlich ein Senderecht mit festem Absenderkonto je Zugang: Der Server prüft Empfänger und Vorgangsart gegen die Regeln, ein falscher Absender wird abgelehnt und nie still umgebogen. Neue Empfänger, neue Vorgangsarten, Regelkonflikte und unklarer Status bleiben als Hänger in der Ausgangsliste. Jede Aktion steht im Journal. „Standard geht selbst raus. Bei allem anderen frag ich nach.“
04 Kanal für Kanal
Ehrlich. Was läuft, was kommt.
| Kanal | Was ohne.email tut | Stand |
|---|---|---|
| Empfang, Zuordnung, Journal, Entwürfe, Ausgangsliste, Ablage | läuft als erste Ausbaustufe | |
| Telegram | Nachrichten im selben Eingang je Kontakt, gleiche Versandregeln | als nächster Kanal geplant |
| wie Telegram | später | |
| SMS/MMS | Eingang je Kontakt, verpasste Nachrichten als Eingang | vorbereitet, später |
| Online-Chats | Eingang je Kontakt | vorbereitet, später |
| Telefon (z. B. sipgate) | verpasste Anrufe und Anrufnotizen als Eingang | vorbereitet, später |
| Scans | nur Eingang: als Nachricht erfasst, zugeordnet, abgelegt | geplant |
| Systemmeldungen, Logfiles | als Eingang im Journal, sichtbar statt verstreut | vorbereitet, später |
| Heartbeats und Pings | Lebenszeichen von Bots und Diensten, Alarm wenn sie ausbleiben | vorbereitet, später |
Kontakdroid: „Ich verspreche nur Kanäle, die ich schon spreche. Die anderen lerne ich gerade.“
05 Sicherheitsstufen
Mehr Geheimhaltung. Weniger Automatik.
Für jedes Konto wählst du eine Mindeststufe. Kontaktregeln können sie verschärfen, nie abschwächen. Zero-Access gibt es erst ab Stufe 4.
- 01
Gelassen. Nicht wehrlos.
Für kleine Teams und Alltagspost. Schutz gegen Massenphishing, Schadsoftware und Fehlbedienung.
- 02
Gesundes Misstrauen.
Der Standard für Unternehmen und Kundenkommunikation. Schwerpunkt gefälschte Chefmails, Kontoübernahme und versehentlicher Datenabfluss.
- 03
Chefetage mit Fallschirm.
Für Geschäftsführung, Buchhaltung, Kanzleien. Schutz gegen gezielte Angriffe und Missbrauch von Adminrechten.
- 04
Aluhut mit Innenfutter.
Entschlüsselt wird nur noch auf deinem Gerät. Keine KI auf dem Server, keine Serversuche im Inhalt.
- 05
Bunker ohne Hintertür.
Individuell betreut, mit getrenntem Betrieb und Zwei-Personen-Freigaben.
Angezeigt wird nur, was umgesetzt und getestet ist. Alles andere steht als geplant da. In den Stufen 1 bis 3 kann der Dienst Inhalte verarbeiten, das ist kein Zero-Access.
06 Frau Blockhardt irrt sich
Drei Irrtümer. Drei Quellen.
- 01
Frau Blockhardt: „Rechnungen muss ich zehn Jahre aufheben. Oder waren es sechs?“
Kontakdroid: „War mal so. Seit 01.01.2025 gelten für Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, auch für Fristen, die Ende 2024 noch liefen. Zehn Jahre bleiben für Bücher und Abschlüsse, sechs für Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres.“
Quelle: § 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG, geändert durch BEG IV (BGBl. 2024 I Nr. 323).
- 02
Frau Blockhardt: „Ich speicher die Mail als PDF ab, dann ist sie archiviert.“
Kontakdroid: „Aufbewahrungspflichtige Mails gehören in der Form ins Archiv, in der sie entstanden sind. Elektronisch, unverändert, auffindbar und auswertbar.“
Quelle: GoBD, BMF-Schreiben in der Fassung vom 14.07.2025, Rz. 119 und 122.
- 03
Frau Blockhardt: „Wer Löschung verlangt, dem lösch ich sofort alles. Sicher ist sicher.“
Kontakdroid: „Grundsätzlich ja, Art. 17 DSGVO. Aber nicht, solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft. Dann bleibt das Pflichtstück gesperrt und nur für den Nachweis zugänglich, Kopien ohne Pflicht werden gelöscht. Nach Fristende wird gelöscht.“
Quelle: Art. 17 Abs. 1 und Abs. 3 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO; Speicherbegrenzung Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Rechtsstand: November 2026.
07 Grenzen
Was ohne.email nicht tut.
Kein Versand ins Blaue
Klar geregelte Standardfälle laufen selbst. Unklare oder neue Fälle landen in der Ausgangsliste und fragen nach. Alles steht im Journal.
Keine Rechtsberatung
Die Einordnung deines Falls klärst du mit Buchhaltung oder Kanzlei.
Keine stillen Eingriffe
Änderungen an Postfächern, DNS oder Versandwegen nur nach ausdrücklicher Absprache.
Gesendet ist nicht gelesen
Gesendet ist nachgewiesen im Gesendet-Ordner, nicht gelesen beim Empfänger.
Eigene Wege bleiben
Shop-Automails und Rechnungen aus dem CRM bleiben auf ihren eigenen Wegen und werden nur im Journal sichtbar.
Kein Notfallkanal
Für Dringendes gibt es Telefon und die zuständigen Stellen.
08 Häufige Fragen
Kurz gefragt. Klar geantwortet.
Liest da eine KI meine Mails?
In den Stufen 1 bis 3 darf der Dienst Inhalte verarbeiten, etwa für Zuordnung und Entwürfe. Das ist kein Zero-Access. Ab Stufe 4 wird nur noch auf deinem Gerät entschlüsselt.
Schickt ein Bot etwas in meinem Namen?
Nur in klar geregelten Standardfällen, vom richtigen Konto und mit Nachweis im Journal. Unklare oder neue Fälle fragen vorher nach. Den falschen Absender lehnt das Postamt ab.
Muss ich mein Mailprogramm wechseln?
Nein. Deine Postfächer bleiben, wo sie sind.
Was ist mit alten Mails?
Der Bestand kann ab einem vereinbarten Datum eingelesen werden. Doppelte werden erkannt, mehrfach abgelegte als Fundstellen geführt.
Ist das GoBD-konform?
Das Archiv ist auf die GoBD-Anforderungen ausgelegt: unverändert mit Prüfsumme, auffindbar, protokolliert. Ob es deinen Fall abdeckt, klärt deine Buchhaltung.
Weiß Bescheid.
Und du gleich auch.
Erzähl Stefan, wie viele Postfächer, Bots und Kanäle bei dir gerade durcheinander reden. Danach weißt du, wo Kontakdroid anfangen würde.
Direkter Draht zum Kontakdroid: email@ohne.digital
Frau Blockhardt: „Wo war das nochmal?“ Kontakdroid: „Steht im Journal.“
